Dentro de las buenas cosas que existen en la Administración Financiera, el Presupuesto de Estado de Resultados es una herramienta básica y muy útil para el control de tus ingresos y gastos, que te ayuda a determinar la utilidad o pérdida dentro de tu empresa.
Esta herramienta consiste en Pre suponer tus ingresos por ventas o servicios y tus gastos a ejecutar en un tiempo específico.
Por lo general, cuando se le pregunta a una persona si maneja un presupuesto en lo personal o dentro de su empresa, la mayoría contesta que sí, pero hay muchas formas de tener un presupuesto. Y la verdad es que para poder elaborarlo de mejor manera debes de tomar en cuenta un buen número de elementos para tratar de determinar, con la mayor exactitud posible, los valores a consignar en dicho documento.
Si aún no tienes Presupuesto, todavía estás a tiempo de poder elaborarlo con las siguientes recomendaciones.
Ventas o Ingresos
Lo importante de presupuestar los ingresos o ventas es que debe de hacerse con base a las experiencias pasadas, tomando en cuenta los últimos 3 o 5 años.
Es conveniente establecer y dejar por escrito las “estrategias” que se utilizarán, habiéndose discutido previamente con los encargados respectivos del tema. Esto para tener la mayor certeza que los números que se propondrán para cumplir en el año, tienen una base sólida y razonable, lo cual generará más confianza en que puedan ser cumplidas las metas propuestas.
También es importante que en la proyección y discusión de estos números intervengan, dependiendo del tamaño de la empresa, las personas que tienen a su cargo la responsabilidad de las ventas (supervisor, sub gerente o gerente de ventas, algunas personas de mercadeo, etc.) ya que no es cuestión de colocar cantidades al azar, sin ninguna razón y fundamento. Por eso se combina la historia y lo que se espera para el año que se está presupuestando. Eso asegura una mayor exactitud y un mejor acercamiento al cumplimiento de las ventas o ingresos presupuestados.
Cuidado con el costo del producto (s) que se produce, compra o importa
Dentro de un presupuesto de Estado de Resultados un rubro en el que hay que poner especial atención es al costo del producto, porque de eso depende en muy buena medida la rentabilidad general de la empresa.
Este costo se tiene que relacionar con las ventas para poder determinar la utilidad bruta, que no es más que la cantidad que deja la resta de las ventas menos este costo, para poder determinar con cuánto contamos para hacerle frente a los gastos de operación y obtener una ganancia final.
Parece muy sencillo hablar del costo del producto, pero se dificulta dependiendo de la naturaleza del negocio. Pueden ser servicios, importación o compra local de productos, fabricación o distribución de productos, etc.
Cada línea tiene sus particularidades y en este rubro es muy importante la exactitud de los inventarios y poseer toda la información respectiva al costo, ya que debes utilizar la metodología para determinar y comprobar el cálculo del mismo, a través de la sencilla fórmula (Inventario Inicial + compras o importaciones – inventario final).
Esta comprobación permite verificar de forma exacta el costo, incluso si se cuenta con sistemas computarizados donde en cada factura aparece el costo y la utilidad bruta; siempre es primordial realizar la comprobación que te hemos mencionado.
Gastos y egresos
En este sentido es más sencillo presupuestar este renglón, ya que se utilizan los gastos incurridos en el último año en cuanto a los gastos fijos y se consignan los cambios que se consideran que van a existir para el nuevo período, unos gastos pueden subir y otros disminuir.
Por ejemplo, debes tomar en cuenta los alquileres, teléfono, honorarios fijos, luz eléctrica, sueldos administrativos, sueldos de ventas, etc. Por aparte están los gastos variables que en la mayoría de los casos tienen una relación directa con las ventas. Ejemplo, publicidad, comisiones, bonos, viáticos, etc.
El factor más importante cuando ya elaboraste tu presupuesto.
Lo más normal con el presupuesto de una persona o el Estado de Resultados en una empresa es que se piensa que como ya está elaborado el mismo, ya se cumplió. Pero no es así: lo realmente importante de un presupuesto es su control mensual.
Esto quiere decir que es obligación del departamento financiero o administrativo llevar un control mensual de todo lo reportado dentro del presupuesto con el fin de determinar cuáles son las diferencias encontradas entre lo PRESUPUESTADO y lo REALIZADO.
Además de informar de esas variaciones, deben de investigarse las causas que dieron motivo a dichas diferencias, sean a favor o en contra y todavía mejor, llevar un historial de esas diferencias acumuladas durante el año.
Ejemplo
Con una herramienta tan útil y realmente sencilla, como lo es la costumbre de elaborar el presupuesto y llevar el control aquí explicado, es muy fácil llevar el destino de tu empresa a un puerto seguro.
Con nuestro servicio de Asesoría Financiera podemos ayudarte a hacer más eficiente tu empresa bajo el punto de vista financiero, contáctanos.
